Task-Management-Apps steigern die Übersichtlichkeit: Tools wie Todoist oder Trello helfen, Aufgaben strukturiert zu organisieren und fördern die Erledigung wichtiger To-dos ohne Zeitverlust.
Zeitmanagement-Apps verbessern den Fokus: Mit Apps wie Forest oder Pomodoro-Trackern lassen sich Arbeitszeiten in produktive Intervalle unterteilen, wodurch Ablenkungen minimiert werden.
Kommunikations- und Kollaborationstools optimieren Teamarbeit: Slack und Microsoft Teams ermöglichen schnelle Abstimmung und reduzieren E-Mail-Flut, was die Effizienz in Projekten deutlich erhöht.
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Apps können dabei helfen, Termine besser zu managen, Prioritäten richtig zu setzen, relevante Informationen schneller zu finden oder zu messen, ob die Zeit über den Tag optimal eingesetzt wurde. Hier sind 10 Apps, deren Anschaffung sich garantiert nicht nur für Projektmanager lohnt!
1. Tempo Smart Calendar
Sie kennen das bestimmt, diese Zeit kurz vor einem wichtigen Meeting, in der Sie noch jede Menge wichtige Dinge fertigstellen müssten, doch die Informationen dazu müssen Sie sich erst mühsam zusammensuchen. Was sind das für Leute, die im Meeting dabei sind? Wie komme ich da noch mal genau hin? Wie war noch gleich die Telefonnummer meines Ansprechpartners? Wo habe ich die E-Mail abgelegt, in der wichtige Informationen standen?
Der Tempo Smart Calendar erledigt das alles für Sie mit einem Klick oder Swipe. Kostenlos im iOS App Store.
2. Mailbox
Mailbox gibt es schon länger, hat jedoch nun einige neue Features im Gepäck. Grundsätzlich unterstützt die App Sie schnell und effektiv bei der Verwaltung von E-Mails, indem sie verschiedene Wisch-Techniken (Swipes) nutzt, um z. B. Mails zu versenden, archivieren, löschen oder für eine spätere Bearbeitung hinten anzustellen. Das neueste Feature ist Auto-Swipe – ein lernendes System, das sich an das mobile Nutzerverhalten anpasst. Mailbox synchronisiert sich mit der iCloud und Google Mail und ist für iOS und Android-Geräte kostenlos verfügbar.
3. organize.me
Organize.me hebt die Verwaltung und Auffindbarkeit von Daten und Dokumenten auf eine neue Ebene. Egal, wo Ihr Dokument gespeichert ist – von Scanner bis E-Mail-Anhang, von Cloud bis Briefkasten (der echte, nicht das Mail-Postfach) – mit organize.me führen Sie alles an einem Ort zusammen und haben all Ihre Dokumente mit einem Klick verfügbar. Zusätzlich lassen sich Notizen ergänzen, Etiketten hinzufügen, Dokument-Informationen bearbeiten oder Alerts aus einem Dokument heraus generieren.
4. Doodle
Mit Doodle – einem einfach und schlicht gestalteten browserbasierten Tool – lassen sich gemeinsame Termine finden, ohne endlos Mails hin- und herzuschicken oder sich gegenseitig Kalender freischalten zu müssen. Wenn Sie schon mal zwischen drei und mehr Personen einen Termin koordinieren mussten, werden Sie Doodle lieben. Doodle gibt einige Terminoptionen vor und alle anderen müssen nur noch ankreuzen, wann es bei ihnen zeitlich am besten passt. Ruckzuck haben Sie eine Übersicht, wer wann kann und an welchem Termin es die meisten Übereinstimmungen gibt.
5. Due
Due ist eine iPhone-App, die ein häufiges Problem löst: “Ich muss daran denken, etwas zu einem bestimmten Zeitpunkt zu tun”. So hilft Due: Mit Due können Sie Ihrem Smartphone schnell und unkompliziert sagen, dass es Sie daran erinnern soll und wann (z.B. in 30 Minuten). Due gibt keine Ruhe, bis Sie Ihren Task erledigt haben.
6. Fokus Lock
Fokus Lock blockiert mögliche Ablenkungen auf Ihrem iPhone. Sie legen die Zeiten fest, ab wann Ihr Smartphone wieder genutzt werden kann. Sie werden immer noch über Anrufe und E-Mails benachrichtigt, allerdings nicht über Facebook Notifications, Sportergebnisse oder den aktuellen Wetterbericht.
7. IFTTT
“If this than that” kann auf über 100 Applikationen und Anwendungen zugreifen inkl. Facebook, Evernote, E-Mail-Programme u.v.m. Das Prinzip ist denkbar einfach: IFTTT kann verschiedene Anwendungen miteinander verknüpfen und Prozesse zwischen diesen Anwendungen automatisieren.
Beispiele gefällig: “Wenn ein neues Foto auf diesem bestimmten Instagram Account erscheint, lade es automatisch in diese Dropbox hoch.” oder: “Wenn ich mein Facebook Profilbild ändere, mach das automatisch auch in meinem X-Profil (ehem. Twitter-Profil).” oder “Wenn ich eine E-Mail in Gmail markiere, lege diese automatisch in diesem Evernote-Ordner ab.” – und so weiter.
8. Quip
Im zunehmend überfüllten Markt von Mobile Office Apps bringt Quip (Android, iOS) einige interessante Features mit: integrierter Messenger und kollaborative Bearbeitung. In Quip können Sie Dokumente, To-do-Listen und Notizen erstellen, importieren und teilen, um diese gemeinsam als Gruppe zu bearbeiten. Dazu gibt es eine integrierte Messaging-Seitenleiste, über die man schnell in Kontakt mit den Kollegen treten und deren Änderungen nachverfolgen kann. Quip kann Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen wie Dropbox, Evernote und Google Drive importieren und Dokumente in PDF- und Office-Formate exportieren.
9. TurboScan
Turboscan ist eine praktische App, um mit dem Smartphone Dokumente zu scannen und in PDF-Dateien zu konvertieren. Egal ob Sie Belege, Notizen oder andere Texte scannen möchten, mit TurboScan funktionieren der Scan, die Ablage oder das direkte Mailen einer Datei schnell und unkompliziert. Auch Helligkeit, Ausrichtung, Farbe und Größe der gescannten Objekte können angepasst werden.
10. Yo
OK, das können wir uns nicht verkneifen, aber wenn Sie möchten ist “Yo” – eine Hype-App aus den USA – durchaus ein Produktivitätsverbesserer. Mit “Yo” senden Sie einfach nur schnell ein “Yo” an Ihre Kontakte – nicht mehr und nicht weniger. Das kann von dem Empfänger frei interpretiert werden als “Hi, wie geht´ es dir?”, “Alles klar bei dir?” oder wie auch immer. Auf diese Art und Weise gibt man ein Lebenszeichen von sich, vernachlässigt seine Freunde nicht und spart trotzdem jede Menge Zeit! (Satire!)
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